Kennen Sie das? Sie sitzen in einem Meeting und alles, woran Sie denken können, sind die klassischen Formen des Seppuku mittels Kugelschreiber. Woran liegt es, dass Meetings so ineffektiv sind?
Zumeist fehlt es einfach an einer Struktur. Die Meetings sind nicht vorbereitet, mäandern ungeführt von einem Themenblock zum nächsten, um schließlich in eine Sackgasse zu führen. Man einigt sich am Ende auf Formelkompromisse, um einfach zu entkommen.
Wie führe ich ein Meeting richtig?
- Agenda
- Ziel
- Time boxed
- Moderation
Zunächst sollte die Agenda des Termins vorab feststehen. Nur so können alle notwendigen Informationen beschafft werden. Auch nur so kann dem Meeting eine Struktur gegeben werden. Im Zweifel kann man so auch den Termin schlicht absagen, wenn die Inhalte nicht relevant erscheinen.
Ebenfalls sollten mögliche Ziele des Meeting benannt sein. Ist es eine Informationsveranstaltung? Oder sollen Entscheidungen getroffen werden? Welche Tragweite hat der Termin?
Gleichzeitig sollte ein Meeting “time boxed”, zeitbegrenzt, sein. Effektiv ist eine Stoppuhr, die mitläuft und alle Viertelstunde darauf hinweist, dass “das Ende nahe ist”. Dies erhöht in Kombination mit den Zielen den Druck, tatsächlich zu einem Ergebnis zu kommen.
Wichtig, aber nicht immer möglich, ist es, einen “Facilitator” – als genauere Definition von Moderator bei Seite zu haben. Dieser kann als neutrale Person potentielle Konflikte auflösen und mithelfen einvernehmliche Einigungen zu erzielen. Alternativ sollte der Einladende als “Besitzer” des Termins diesen führen und möglichst der Agenda treu steuern.
Ist das nicht alles recht aufwändig? Nunja, wem die einleitende Begründung nicht ausreicht, der mag sich hier ein wenig umschauen.
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Fabian ist Geschäftsführer der Viaboxx GmbH in Bonn. Daneben coacht er Teams auf dem Weg zu agilen Softwareentwicklungsprozessen (Scrum, XP), ist seit 2004 zertifizierter Scrummaster (CSM) und unterstützt Gründer bei den Themen Organisation, Kommunikation und Technik.
Außerdem sehr hilfreich ist ein “Parking Lot”, ein Platz (z.B. Flip Chart), auf dem gut sichtbar Themen vermerkt werden können, die im Meeting aufkommen, im selben aber nicht behandelt werden können (z.B. weil sie off-topic sind). Am Ende des Meetings ist es dann Aufgabe des Facilitators, mit den Teilnehmern durch die Liste zu gehen und zu jedem Thema zu entscheiden, was damit geschieht. Dadurch können alle Teilnehmer viel einfacher wieder zum Grund des Meetings zurückkehren, im Wissen, dass das off-topic-Thema dadurch nicht einfach unter den Tisch fällt.